Verteilerliste oder Shared Mailbox?

Manchmal müssen Informationen an mehrere Personen “verteilt” werden. Oder generische Mailadressen wie “Office” oder “Marketing” müssen angelegt werden. Bei vielen unserer Kunden sehen wir hier das Problem, dass diese Mailadressen als Alias zu bestehenden Mailboxen hinzugefügt werden, oder diese Mailadressen als Verteilerliste angelegt werden. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, was die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen sind.

Wenn eine E-Mail-Nachricht an eine Verteilergruppe gesendet wird, geht sie an alle Mitglieder der Gruppe. Ein gemeinsames Postfach (shared Mailbox) hingegen ist ein Postfach, auf das mehrere Benutzer zugreifen können, um E-Mail-Nachrichten zu lesen und zu senden.

Shared Mailbox

Das wesentliche Argument für die Verwendung von freigegebenen Postfächern ist der folgende:

Gemeinsame Postfächer sind eine großartige Möglichkeit, externe E-Mail-Probleme/Fragen/Anfragen zu bearbeiten, da sich mehrere Personen in Ihrer Organisation die Verantwortung für die Überwachung des Postfachs und die Beantwortung der E-Mails teilen können. Ihre Anfragen werden schneller beantwortet, und zusammengehörige E-Mails werden alle in einem Postfach gespeichert. Alle zum Zugriff auf die Mailbox berechtigten Personen sehen den gleichen Bearbeitungsstand: wurde eine Mail schon gelesen, beantwortet oder z.B. in einen Unterordern verschoben.

shared collaborative.cloud Verteilerliste vs Shared Mailbox

Eine Shared Mailbox ist eine separate Mailbox, auf die Benutzer Zugriff erhalten können. Diese Mailbox hat einen separaten Posteingang, Entwürfe, Gesendete Objekte usw.. Benutzer, denen Vollzugriff auf ein gemeinsames Postfach gewährt wird, sehen dieses Postfach in Outlook unterhalb ihres Posteingangs und anderer Ordner auf der linken Seite des Bildschirms. Benutzer können E-Mails von der E-Mail-Adresse des Postfachs aus senden (im Gegensatz zur Verteilerliste, die eher als eingehende Kommunikation genutzt werden kann. E-Mails sind auch dann noch verfügbar, wenn das letzte Teammitglied das Unternehmen verlassen hat.

Vorteile einer shared MailboxNachteile einer shared Mailbox
gemeinsames Arbeiten an den eingehenden Mails
“Weitergabe” von historischen Mailverläufen durch Berechtigungen möglich
Keine Probleme durch “ungerechtfertigten” Zugriff auf persönliche Mailboxen im Falle von unvorhergesehehen Abwesenheiten oder Krankenständen
Mailboxadresse als Absenderadresse möglich
Vor- und Nachteile einer shared Mailbox

Verteilerliste

Verteilerlisten machen es einfach, eine E-Mail-Nachricht an viele Personen auf einmal zu senden.

Sie helfen Menschen innerhalb und außerhalb der Organisation, einfacher zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Sie können festlegen, welche Benutzer in Ihrer Organisation E-Mails an eine Verteilerliste senden können. Sie können auch festlegen, ob Benutzer außerhalb Ihrer Organisation E-Mails an eine Verteilerliste senden können.

Wenn Sie oder jemand in der Organisation E-Mails an viele Benutzer auf einmal sendet, können Sie an eine Verteilerliste senden, damit Sie die maximale Anzahl von Empfängern pro Nachricht nicht überschreiten.

verteilerliste collaborative.cloud Verteilerliste vs Shared Mailbox

Die Benutzer in einer Verteilerliste erhalten eine Kopie aller E-Mails, die an die Adresse der Verteilerliste gesendet werden. Wenn Sie auf eine über eine Verteilerliste empfangene E-Mail antworten, wird die Antwort mit der E-Mail-Adresse des Benutzers gesendet. E-Mails können NICHT von der Adresse der Verteilerliste gesendet werden.
Das Löschen einer E-Mail, die über eine Verteilerliste empfangen wurde, löscht die E-Mail nur für den Benutzer, der die E-Mail gelöscht hat.
Historische E-Mails gehen mit dem letzten Benutzerpostfach, in dem sich die E-Mail befindet, verloren

Vorteile einer VerteilerlisteNachteile einer Verteilerliste
es können schnell viele Personen erreicht werdendie Mails werden in den jeweiligen Postfächern der Empfänger gespeichert und sind nicht zentral erfügbar
insbesondere bei “offiziellen” Mailadressen wie “office”, “marketing” oder “finanz” mischen sich die persönlichen Mails der Empfänger mit den generischen Mails
Vor- und Nachteile einer Verteilerliste

Fazit

Grundsätzlich gibt es keine “richtige” oder “falsche” Verwendung der beiden Möglichkeiten “freigegebenes Postfach” und “Verteilerliste”. Lizenztechnisch sind beide Varianten bei Office 365 kostenfrei. Es kommt auf den Einsatzzweck (und zum Beispiel die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer von E-Mails) an, welche Variante für welchen Zweck am Besten geeignet ist.

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